16.02.2021 | Служба новостей Росфирм
Для того чтобы донести до аудитории важные сведения, рассказать о новых достижениях или научных открытиях, нужно организовать симпозиум или семинар. Если правильно подготовить конференцию, тогда можно провести мотивирование слушателей, добиться поставленных целей и задач. В этом случае нужно провести несколько важных этапов: составление списков участников, подготовка темы, аренда конференц-зала, организация фуршета и техническое оснащение мероприятия.
Обозначить вид конференции
Перед началом планирования мероприятия, нужно определить какое оно будет по численности гостей. Оно может относиться к большим и состоять из нескольких периодов, которые проводятся в разные дни. Есть небольшие конференции: за определенных промежуток времени раскрывается в полной мере вся тема.
Также симпозиум может быть закрытым или открытым. На первом виде мероприятия могут присутствовать все желающие, для второго – ограничивается доступ для общей массы и организовывается собрание только для избранного списка гостей.
Также конференции могут отличаться по назначению и стилистике:
- Имеющие узкую специализацию;
- Международные;
- Деловые;
- Обучающие;
- Корпоративные;
- Научные;
- Собрание по интересам.
Для каждого вида нужно арендовать конференц-залы Киев, который будет иметь соответствующий дизайн и способен будет вместить нужно число гостей.
Как провести мероприятие?
Чтобы успешно провести конференцию, нужно хорошо подготовиться, составить план проведения, учесть несколько важных факторов, влияющих на общую атмосферу. В первую очередь нужно составить график мероприятия, правильно обозначить тему, вопросы, которые будут актуальными к обсуждению. Также важно составить список деловых партнеров, которые примут участие в переговорах или участников симпозиума.
Также важно определить финансовый вопрос, составить комитет или обозначить организатора, который будет заниматься финансированием и распределением бюджета. Важно понять, что может входить в конференцию, а что будет входить в ненужные траты.
Подробный сценарий поможет провести все мероприятие по установленному графику и выделенному на него времени. Важно учитывать малейшие задержки, которые могут произойти в техническом плане или по вине докладчика. Также в этот сценарий могут входить кейтеринг-услуги и организация фуршета. Это может быть перерыв между докладом или финишное мероприятие.
Также важно просмотреть варианты и имеющиеся конференц-залы в Киеве, чтобы выбрать лучшую локацию для своего события. Важный момент – это информационное освещение симпозиума в том случае, если он носит открытый характер и приветствуется посещение большого числа гостей. Для этого можно использовать форумы, интернет-порталы или медийные виды оповещения.
Техническое оснащение и подготовка к конференции
Также важно предусмотреть вид предоставляемой информации. Это может быть устная форма при помощи докладчика или дополнительное освещение вопроса, темы. Это могут быть проекторы и экраны. Это необходимо в том случае, если докладчику для полноты освещаемой тематики нужно предоставить графики, схемы, презентации новых проектов. Это могут быть электронные трансляции с выводом на экран, помогающие визуально рассмотреть предоставленный вопрос, который обсуждается.
Кроме этого докладчик перед большой аудиторией должен использовать микрофон. Вся предоставленная информация на конференции может записываться. Таким образом есть возможность сохранить доклад и предоставить его участникам, которые не смогли приехать, в онлайн-режиме. Стоит предусмотреть разделение на группы в случае иностранных посетителей. В таком случае нужно подготовить пластиковые браслеты для каждой группы, и разделение их на сектора. Синхронный перевод в реальном времени также будет необходим. Для этого нужно использовать специальное оборудование.
Подобрать правильно зал для мероприятия
Заслуживает отдельного внимания подготовка, которая касается помещения. Аренда конференц-зала, отвечающего по всем необходимым параметрам – это обязательное условие. Важно подобрать помещение, которое сможет вместить всех гостей, будет иметь нужное оформление и находится в центре столицы, чтобы иностранные гости могли до него легко добраться. Что нужно учитывать:
- Для деловой встречи нужна переговорная. Это небольшое помещение, содержащее специальную мебель и дизайн официального стиля.
- Для конференций, симпозиумов или семинаров требуется выбрать просторный зал с удобными стульями для посадки участников. Важно в этом случае составит число гостей и обеспечить их нужными посадочными местами.
- Для организации концерта или другого неформального мероприятия, нужно выбрать помещение, оформленное в праздничном виде. Также стоит предусмотреть дополнительное освещение и обеспечение гостей напитками или легкими закусками.
- Корпоративная встреча. Для этого события также стоит подбирать уютный зал с комфортной обстановкой. Стоит обратить внимание на удобную мебель, на которой могут разместиться сотрудники.
Кейтеринг
Если конференция будет продолжать более 2 часов, тогда необходимо делать перерывы. В это время гости могут переместиться в отдельное помещение, где есть возможность обговорить острые моменты доклада, поделиться своим мнением и перекусить. Для этого стоит воспользоваться услугами кейтеринговой компании, имеющей для этого необходимые знания и навыки. Стоит заранее рассмотреть и обговорить меню фуршета или банкета, предусмотреть наличие обслуживающего персонала.
Если нет средств на угощения блюдами или закусками, планируется небольшой по времени перекус, тогда можно организовать подачу коктейлей или кофе-брейка. Гости смогут выпить чай, кофе или прохладительные напитки и будут готовы дальше слушать доклад после такого хорошего отдыха, перерыва.
Правильная организация конференции – это возможность произвести впечатление на слушателей и заключение в дальнейшем важного договора.